Undanfarin ár hefur stafræn umbreyting orðið eitt helsta tæki sveitarfélaga til að mæta auknum kröfum um skilvirkni, betri þjónustu og ábyrga nýtingu fjármuna. Sú umbreyting skiptir miklu máli þegar kemur að fjármálum og forgangsröðun verkefna á sveitarstjórnarstiginu.
Í dag snýst þessi umbreyting þó ekki lengur fyrst og fremst um að halda úti upplýsingatæknikerfum, heldur um að nýta gögn og gervigreind til að skapa raunverulegt svigrúm, bæði fjárhagslegt og rekstrarlegt.
Sveitarfélög sem ná árangri líta á upplýsingatækni sem lykilþátt í stefnumótun og stjórnun en ekki aðeins sem stuðningskerfi.
Gervigreind sem aflvaki betri ákvarðana
Gervigreind opnar nýja möguleika í opinberri stjórnsýslu. Með skýrri stefnu um nýtingu gervigreindar og innleiðingu hennar er t.d. hægt að:
· Styðja við betri ákvarðanatöku
· Greina mynstur í þjónustuþörf
· Forgangsraða verkefnum
· Spá fyrir um álag og þróun áður en vandamál skapast
Í stað þess að starfsfólk eyði tíma í endurtekna handavinnu eða gagnasöfnun getur gervigreind tekið við þeim hluta ferlisins og sveitarfélög forgangsraðað mannauði í arðsamari og mikilvægari verkefni.
Þetta er ekki fjarlæg framtíð, heldur raunveruleiki hjá sveitarfélögum sem hafa fjárfest markvisst í stafrænum lausnum sem styðja við upptöku á gervigreind og til framtíðar.
Fjárfesting í hagræði
Þegar horft er á heildarmyndina kemur í ljós að mestu hagræðingartækifæri sveitarfélaga felast í fjárfestingu í upplýsingatækni.
Nútímalegir stafrænir innviðir, skýjalausnir og sjálfvirknivæðing hraða afgreiðslutíma og einfalda ferla, allt sem leiðir til lægri heildarkostnaðar. Með því að ráðast í uppfærslu eldri kerfa og taka upp lausnir sem byggja á sjálfvirkni og gervigreind geta sveitarfélög fært stóran hluta daglegra verkefna úr handvirkri úrvinnslu og yfir í snjallara vinnsluumhverfi.
Þetta sparar bæði tíma og fjármagn og gerir starfsfólki kleift að einbeita sér að kjarnastarfsemi sveitarfélagsins.
Slíkar lausnir auka jafnframt öryggi, rekstrarstöðugleika og yfirsýn. Betri gagnagæði og miðlægt aðgengi að upplýsingum gera stjórnendum kleift að taka upplýstari ákvarðanir og stýra fjármunum með markvissari hætti.
Svigrúm til betri þjónustu
Verkefni á borð við stafrænt sundkort Garðabæjar og stafrænt bókasafnskort Kópavogsbæjar sýna hvernig hægt er að einfalda daglega þjónustu íbúa með snjöllum og öruggum lausnum sem leysa hefðbundin plastkort af hólmi og um leið sjálfvirknivæða ferla við bókhald og kortaumsýslu.
Með þessari nýjung geta notendur sótt kortin í símann og notað þau til að kaupa eða endurnýja rafrænt, endurstillt pin-númer tengd aðgangi og greitt sektir. Með þessari lausn var hægt að bæta þjónustu við notendur samhliða því að einfalda daglegan rekstur.
Þessi verkefni eru jafnframt grunnur að næsta þróunarstigi, þar sem gögn úr stafrænum lausnum nýtast til greininga, betri ákvarðanatöku og aukinnar sjálfvirkni með aðstoð gervigreindar. Með slíkum innviðum verða sveitarfélög betur í stakk búin til að spá fyrir um þjónustuþörf, bæta nýtingu fjármuna og þróa þjónustu í takt við væntingar íbúa.
Með íbúa í öndvegi
Áskoranirnar á sviði stafrænnar tækni kalla á framsýni og festu í forystu sveitarfélaga. Stjórnendur bera ábyrgð á því að undirbúa samfélög sín fyrir framtíðina með réttum ákvörðunum í dag. Það felur meðal annars í sér að setja stafræna vegferð í forgang, tryggja öryggi gagna og umfram allt að hafa þarfir íbúanna að leiðarljósi.
Þessu fylgir vissulega ákveðinn kostnaður en þá er ágætt að huga að því að hvert sveitarfélag þarf ekki að finna upp hjólið með ærnum tilkostnaði heldur er hægt að leita til reyndra þjónustuaðila sem sérhæfa sig í þróun lausna fyrir sveitarfélög.
Stafræn umbreyting snýst ekki einungis um tæki og tól heldur um skýra framtíðarsýn. Með markvissri fjárfestingu geta sveitarfélög ekki einungis uppfyllt væntingar íbúa heldur jafnvel farið fram úr þeim. Þegar slík vegferð tekst vel skilar hún samfélaginu ábata: Betri þjónustu, hagræði í rekstri og auknu svigrúmi til að sinna því sem skiptir mestu máli.
Stefán Þór Stefánsson
Framkvæmdastjóri alþjóðasölu hjá Wise